Emitiram uma nota fiscal contra o meu CNPJ sem eu saber. E agora?

No Brasil, qualquer empresa pode emitir uma NF-e contra o seu CNPJ sem pedir autorização — e sem avisar. A SEFAZ aceita, autoriza e coloca o documento numa fila destinada a você. Se ninguém olhar essa fila, a nota existe, produz efeito fiscal, e o prazo para recusá-la corre em silêncio.

Por que isso acontece

Nem sempre é fraude. Os casos que mais aparecem são:

Erro de digitação do emitente — trocou um dígito do CNPJ e a nota foi parar em outra empresa.
Cadastro antigo — o fornecedor faturou para um CNPJ que você não usa mais, ou para a filial errada.
Venda que não aconteceu — a mercadoria foi devolvida na portaria, o pedido foi cancelado, mas a nota já tinha sido emitida.
Uso indevido do CNPJ — alguém usa o seu número para dar saída em mercadoria. É o caso mais raro e o mais caro.

Como descobrir

Existem três caminhos, e eles não são equivalentes:

Portal Nacional da NF-e — dá para consultar uma nota se você já tiver a chave de acesso de 44 dígitos. Serve para conferir uma nota específica; não serve para descobrir o que você não sabe que existe.
Portal da SEFAZ do seu estado — alguns estados oferecem um monitor de notas destinadas, com certificado digital. Cobre só as notas daquele estado e exige alguém entrando lá com frequência.
Distribuição de DFe com certificado digital — é o serviço em que a SEFAZ entrega ao destinatário tudo que foi emitido contra o CNPJ dele, de qualquer estado. É o caminho completo, e é o que um sistema de monitoramento usa.

Em todos eles o certificado digital é obrigatório. Desde os Ajustes SINIEF 16 e 17 de 2018 a SEFAZ só entrega os documentos de um CNPJ para quem apresenta o certificado daquele CNPJ — foi essa mudança que acabou com a consulta livre por chave que existia antes.

O prazo corre contra você — e o silêncio conta como aceite

Esta é a parte que costuma pegar as empresas desprevenidas. A manifestação do destinatário tem quatro eventos e dois prazos:

Evento	O que significa	Prazo
Ciência da operação	Você viu a nota. Não concorda nem discorda — e é o que libera o XML completo.	10 dias
Confirmação	A compra é sua e aconteceu. Depois dela o fornecedor não consegue mais cancelar a nota.	90 dias
Desconhecimento	A recusa. Esta nota não tem nada a ver com a sua empresa.	90 dias
Operação não realizada	A nota é sua, mas a operação não aconteceu. Exige justificativa escrita.	90 dias

O prazo dos eventos conclusivos caiu de 180 para 90 dias pelo Ajuste SINIEF 14/2026, seguido pela Nota Técnica 2020.001 v1.60, em produção desde 1º de junho de 2026. E o ponto decisivo:

Passados os 90 dias sem manifestação, a operação é considerada ocorrida, com os mesmos efeitos da Confirmação. Ou seja: não fazer nada é aceitar.

Depois disso a SEFAZ recusa a manifestação com a rejeição 596 (fora do prazo) — e a nota indevida passa a ser, para todos os efeitos, uma compra sua.

Dar ciência não é pré-requisito para recusar, e não estende a janela de 90 dias. São coisas separadas: a ciência é preliminar e não conclui nada.

O que fazer quando a nota não é sua

Confirme que não é sua mesmo. Cheque com compras e com o almoxarifado: nota de filial, de transferência ou de amostra costuma parecer indevida e não é.
Fale com o emitente. Se foi erro de digitação, o caminho mais limpo é ele cancelar a nota — e o cancelamento tem prazo curto, então isso é questão de dias.
Registre o evento certo. Se a nota não é sua, o evento é o desconhecimento da operação. Se a nota é sua mas a operação não aconteceu, é operação não realizada, com justificativa.
Guarde o XML e o comprovante do evento. É o que prova, depois, que a empresa não ficou em silêncio.

O que acontece se ninguém fizer nada

A nota não some. Ela está na base da SEFAZ, entrou na escrituração do emitente e vai aparecer no cruzamento que o fisco faz entre o que os fornecedores declararam e o que a sua empresa escriturou. A discussão, quando vier, será sobre um documento de meses atrás — com o prazo de recusa já encerrado e sem ninguém lembrando do que aconteceu.

Como o XMLCofre resolve isso

O cofre consulta a SEFAZ de 2 em 2 horas com o certificado da sua empresa e mostra tudo que foi emitido contra os seus CNPJs — tenha você pedido ou não. Cada nota aparece com o prazo restante para recusar na própria lista, e a recusa é feita pela tela, com registro de quem fez e quando.

Os XMLs ficam guardados por 5 anos, que é o prazo em que a sua empresa precisa apresentá-los ao fisco.

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Perguntas frequentes

Preciso autorizar uma empresa antes de ela emitir nota contra o meu CNPJ?

Não. Não existe autorização prévia: a NF-e é emitida pelo fornecedor e autorizada pela SEFAZ sem nenhuma participação do destinatário. O controle do destinatário é POSTERIOR, e chama-se manifestação.

Recusar a nota faz ela ser cancelada?

Não. Quem cancela a nota é quem a emitiu, e dentro do prazo de cancelamento. A recusa (desconhecimento da operação) é um evento anexado à nota: ela continua AUTORIZADA na SEFAZ, mas com o registro de que o destinatário não a reconhece.

Perdi o prazo. Ainda dá para fazer alguma coisa?

A manifestação em si é recusada pela SEFAZ com a rejeição 596. Restam os caminhos de fora do sistema: falar com o emitente, registrar o ocorrido na escrituração e, se for uso indevido do CNPJ, tratar como ocorrência com o seu contador e com as autoridades.

Consigo ver notas emitidas contra o meu CNPJ sem certificado digital?

Não de forma completa. Sem certificado dá para consultar uma nota específica se você já tiver a chave de 44 dígitos, mas não dá para descobrir o que você ainda não sabe que existe.

Por quanto tempo preciso guardar o XML dessas notas?

Cinco anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte ao da emissão. O Ajuste SINIEF 2/2025 fixou 132 meses, mas essa é a obrigação do FISCO de manter o documento disponível — não a do contribuinte.

Fontes: Nota Técnica 2020.001 v1.60 e Ajuste SINIEF 14/2026 (prazos da manifestação, em produção desde 01/06/2026) · Ajustes SINIEF 16 e 17/2018 (exigência do certificado digital na distribuição de DFe) · Ajuste SINIEF 2/2025 (prazo de disponibilidade dos documentos) · Portal Nacional da NF-e. Última revisão: 19/09/2026.